Аннулирование документа в системе электронного документооборота (ЭДО) требует правильного оформления сопроводительного сообщения. Это необходимо для юридически корректного завершения процесса отзыва документа.
Содержание
Основные правила составления сообщения об аннулировании
- Указывать точное название аннулируемого документа
- Приводить регистрационный номер документа
- Четко формулировать причину аннулирования
- Соблюдать деловой стиль изложения
- Указывать контактные данные для связи
Типовые формулировки для аннулирования
| Ситуация | Пример формулировки |
| Ошибка в документе | Прошу аннулировать счет-фактуру №123 от 15.07.2024 в связи с обнаруженными техническими ошибками |
| Изменение условий | Необходимо аннулировать договор №456 от 10.07.2024 в связи с изменением существенных условий соглашения |
| Дублирование документа | Просим отозвать накладную №789 от 12.07.2024 как ошибочно продублированную |
Структура сообщения об аннулировании
- Обращение к получателю (при необходимости)
- Четкое указание на необходимость аннулирования
- Реквизиты аннулируемого документа
- Причина аннулирования
- Просьба подтвердить аннулирование
- Контактная информация отправителя
Образец полного текста для аннулирования
Уважаемые коллеги!
Просим аннулировать в системе ЭДО счет-фактуру № АБВ-2024 от 15.07.2024 на сумму 25 000 руб. (в т.ч. НДС 20%).
Причина аннулирования: обнаружена ошибка в указании реквизитов получателя.
Исправленный документ будет направлен дополнительно.
Просим подтвердить получение данного уведомления и факт аннулирования указанного документа.
Контактное лицо: Иванова Анна Петровна, тел. +7 (XXX) XXX-XX-XX.
Особенности аннулирования в различных системах ЭДО
- Диадок: требуется создание документа "Уведомление об аннулировании"
- СБИС: возможно оформление через вкладку "Аннулирование"
- 1С-ЭДО: необходимо создание корректировочного документа
- Такском: используется специальная форма отзыва документа
Важные юридические аспекты
Аннулирование документа в ЭДО возможно только при согласии всех сторон документа. В случае отказа контрагента от аннулирования потребуется оформление корректировочного документа. Сроки аннулирования зависят от типа документа и возможностей конкретной системы ЭДО.
